Deine erste Rechnung schreiben

Die erste Rechnung an eine:n echte:n Kund:in ist für viele Solo-Gründer:innen ein kleiner Meilenstein – und gleichzeitig eine Quelle für Unsicherheit. Welche Angaben sind Pflicht, wie nummeriert man richtig, und was gilt bei Kund:innen im Ausland? Dieser Leitfaden bringt Struktur in die wichtigsten Punkte.

Pflichtangaben einer Rechnung

Für Rechnungen über 250 Euro gelten nach §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) feste Pflichtangaben. Dazu zählen der vollständige Name und die Anschrift von dir als leistendem Unternehmen sowie von der Rechnungsempfängerin oder dem Rechnungsempfänger. Hinzu kommen deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer.

Weiter erforderlich sind Menge und Art der gelieferten Leistung oder Dienstleistung, der Zeitpunkt der Leistung – bei Dauerleistungen wie einem SaaS-Abo reicht die Angabe des Leistungszeitraums –, das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag, oder alternativ ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen, bei denen unter anderem keine gesonderte Ausweisung der Rechnungsempfänger:innen nötig ist.

Für inländische B2B-Umsätze rückt zunehmend auch das strukturierte Format der E-Rechnung in den Fokus: Statt einer reinen PDF-Datei wird zusätzlich ein maschinenlesbarer Datensatz erwartet, der von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden kann. Für Rechnungen an Privatkund:innen bleibt eine klassische PDF-Rechnung weiterhin ausreichend.

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist du keine Umsatzsteuer aus, musst aber ausdrücklich auf die Anwendung von §19 UStG hinweisen. Details dazu findest du im Leitfaden zur Kleinunternehmerregelung.

Rechnungsnummer richtig vergeben

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein, damit jede Rechnung eindeutig identifizierbar ist. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor – du kannst rein numerisch nummerieren (2026-0001, 2026-0002 …) oder ein Schema mit Jahreszahl, Kund:innenkürzel oder Projektbezug wählen. Wichtig ist nur, dass keine Nummer doppelt vergeben wird und Lücken idealerweise vermieden oder zumindest nachvollziehbar erklärbar sind, da große Sprünge oder fehlende Nummern bei einer Betriebsprüfung Rückfragen auslösen können.

Viele Solo-Gründer:innen beginnen mit einem einfachen Schema pro Jahr, das beim Jahreswechsel neu beginnt, etwa 2026-001. Wichtig ist vor allem Konsistenz: Sobald du ein Schema gewählt hast, solltest du dabei bleiben, statt mittendrin das Format zu wechseln. Buchhaltungssoftware übernimmt die fortlaufende Nummerierung in der Regel automatisch und verhindert damit versehentliche Doppelvergaben.

Stornierst du eine fehlerhafte Rechnung, darfst du die einmal vergebene Nummer nicht einfach für eine neue Rechnung wiederverwenden. Stattdessen stellst du eine Stornorechnung mit eigener neuer Nummer aus, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist, und schreibst bei Bedarf eine korrigierte Rechnung ebenfalls mit neuer Nummer.

Umsatzsteuer oder Kleinunternehmer?

Ob du Umsatzsteuer ausweist, hängt davon ab, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt oder regelbesteuert bist. Als regelbesteuertes Unternehmen weist du den gültigen Umsatzsteuersatz aus – in Deutschland in der Regel 19 Prozent, für bestimmte Leistungen 7 Prozent – und führst die vereinnahmte Umsatzsteuer über die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt ab.

Als Kleinunternehmer:in entfällt der Steuerausweis komplett, dafür darfst du auch keine Vorsteuer aus eigenen Ausgaben geltend machen. Bei digitalen Dienstleistungen an Verbraucher:innen in anderen EU-Ländern kann zusätzlich das sogenannte Bestimmungslandprinzip greifen, wonach die Umsatzsteuer des Landes gilt, in dem die Kundin oder der Kunde ansässig ist – hier hilft das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS), um die Meldung zentral über eine Stelle statt in jedem einzelnen EU-Land abzuwickeln.

Rechnungen ins Ausland

Bei B2B-Geschäften innerhalb der EU greift häufig das Reverse-Charge-Verfahren: Du stellst die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus, weist stattdessen auf den Übergang der Steuerschuld auf die Leistungsempfängerin oder den Leistungsempfänger hin und gibst zusätzlich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beider Seiten an. Die Kundin oder der Kunde versteuert die Leistung dann im eigenen Land selbst.

Bei Geschäften mit Kund:innen außerhalb der EU gelten oft eigene Regeln, die je nach Art der Leistung und Zielland variieren. Bei digitalen B2C-Leistungen innerhalb der EU greift wie erwähnt meist das Bestimmungslandprinzip mit OSS-Meldung. Wegen der Vielzahl an Sonderfällen lohnt sich bei regelmäßigen Auslandsgeschäften eine einmalige Abstimmung mit einer steuerlichen Beratung, um das Verfahren für dein konkretes Geschäftsmodell korrekt einzurichten – Fehler hier lassen sich sonst über viele Rechnungen hinweg wiederholen.

Auch die Angabe der korrekten Sprache und Währung spielt eine Rolle: International übliche Rechnungen in Englisch mit Betrag in Euro oder US-Dollar werden meist akzeptiert, solange alle deutschen Pflichtangaben trotzdem enthalten bleiben. Prüfe bei Zahlungsanbietern wie Stripe oder Mollie, ob die automatisch generierten Rechnungen deinen Pflichtangaben bereits entsprechen, oder ob du sie ergänzen musst.

Aufbewahrung und GoBD

Rechnungen unterliegen in Deutschland den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Das bedeutet insbesondere: Rechnungen müssen unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar archiviert werden, eine nachträgliche Bearbeitung ohne Protokollierung ist nicht zulässig.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege liegt seit 2025 bei acht Jahren (zuvor zehn), gerechnet ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Für die private, digitale Ablage bedeutet das: PDF-Rechnungen solltest du systematisch, unveränderbar und mit Backup archivieren, idealerweise über eine Buchhaltungssoftware, die die GoBD-Anforderungen automatisch erfüllt, statt lose Dateien im Ordnersystem zu verwalten. Seit 2025 wächst zudem die Bedeutung der E-Rechnung im B2B-Bereich: Für inländische B2B-Umsätze besteht mittlerweile grundsätzlich die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, mit stufenweise steigenden Anforderungen auch an die eigene Rechnungsstellung in den kommenden Jahren.

Tools, die das automatisieren

Rechnungen von Hand in einem Textprogramm zu erstellen, funktioniert am Anfang, wird aber schnell fehleranfällig – falsche Nummerierung, vergessene Pflichtangaben oder unsaubere Archivierung sind häufige Stolpersteine. Buchhaltungssoftware wie Lexware Office oder sevdesk übernimmt fortlaufende Nummerierung, GoBD-konforme Archivierung und die korrekte Umsatzsteuer-Behandlung automatisch, inklusive Vorbereitung für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Wer zusätzlich ein Geschäftskonto mit integrierter Rechnungsstellung nutzt, etwa Kontist oder Finom, spart sich einen weiteren manuellen Abgleichschritt, weil Zahlungseingänge automatisch der passenden Rechnung zugeordnet werden. Für Auslandsgeschäfte mit OSS-Meldung oder Reverse-Charge-Fällen bieten die meisten deutschen Anbieter mittlerweile ebenfalls passende Vorlagen an. Einen Überblick über passende Tools findest du in der Kategorie Buchhaltung & Steuern.